По поводу места сбора:
если есть точно количество людей (ну хотя-бы плюс\минус 5), то могу турбазу "свою" предложить.
Фёдоровка, "Транспортник".
5 и 10 местные коттеджи и отдельные домики попроще.
хоть один местный нашелся! Может возьмешь на себя организацию?
Древовидный вид