Я считаю, что правильно сделали, утвердив такую систему оплаты. Т.к. такое количество народа, столько суеты, а тут ещё с каждым разбираться - сколько раз он планирует позавтракать, пообедать или поужинать; сколько часов проведёт на базе сегодня, завтра или послезавтра и т.д. И все эти заботы лягут не только на администрацию базы, а ещё и на организаторов.
Про часы проведённые на базе ты загнул А вот отказатся хотябы от ужина был бы вариант, а вместо него шашлыки.
Я лишь привёл своё предположение того, одну из причин, почему люди не остаются на 2-2.5 дня, и что нужно было бы сделать, чтобы хотя бы часть народа осталась на большее время чем 1-1.5 сутки. Тем более опыт такой у меня имеется, мы ежегодно с коллегами так отдыхали.