Я уже свои предпочтения озвучивал - это база/дом, с ночёвкой, чтоб и гости с соседних и не очень волостей смогли приехать. Там же само собой организуются и "кафе/бар" и "шашлыки в лесу". Просто в кабак идти не интересно.
Надо сначала список участников утвердить, а дальше уже приводить к общему знаменателю по датам. Как-то так видится.
Древовидный вид